Jeg ejer nogle udlejningsejendomme til beboelse, og jeg har efterhånden været i ejendomsbranchen i mange år. Jeg har brugt den samme procedure i alle årene uden mange ændringer.

Jeg har haft lidt problemer med at organisere mine og mine medarbejderes opgaver. Med årene har vi fået flere arbejdsopgaver og henvendelser fra lejerne. Jeg må nok indrømme, at vi har mistet et par indmeldinger i løbet af årene. Måske på grund af et manglende system, måske fordi vi har misforstået hinanden.

Sådan har Helpdesk system fra MainManager hjulpet min virksomhed

Efter en masse research, besluttede jeg mig for at teste MainManagers helpdesk system. Efter det var installeret, og jeg havde sat mig ind i programmet, kørte det som det skulle. Det tog selvfølgelig lidt tilvænningstid, at alt blev digitaliseret. Jeg har en håndfuld medarbejdere, som også skulle sættes ordentligt ind i programmet. Der var en indkøringsperiode på et par uger. Derefter kørte det stort set fejlfrit, og vi havde alle vænnet os til den nye rutine. Jeg må indrømme, at systemet langt fra skuffede.

Førhen modtog jeg alle henvendelser via mail eller en telefonopringning fra kunderne. Jeg skrev problemerne, eller indmeldingerne, ned, når jeg modtog dem. Men jeg havde ikke et organiseret system til de manglende opgaver. Derfor besluttede jeg mig for at investere i et helpdesk system, som kunne organisere opgaverne for mig. Samtidig sparede jeg tid ved ikke at skulle tage telefonen eller besvare mails som omhandlede indmeldinger i løbet af dagen.

Jeg har fået lidt feedback fra mine kunder efter implementeringen af systemet. Det er blevet lettere for dem at rapportere om et problem, og indmeldingen går ikke tabt. Når de har lavet en indmelding, kan de følge med i processen med et ID-nummer på opgaven.

Hvordan fungerer helpdesk systemet?

• Helpdesk systemet fungerer sådan, at kunden går ind og opretter en hændelse. Herefter skal kunden udpege, hvor hændelsen er registeret – på et kort, en tegning eller fra en liste. Så skal kunden beskrive hændelsen og oprette en indmelding.
• Den elektroniske indmelding bliver så sendt til min virksomhed.
• Jeg får en arbejdsordre fra indmeldingen. Den vil typisk indeholde en beskrivelse, beliggenheden, opretter, modtager, datoer og budgettet.
• Når problemet er løst, kan får kunden en besked om, at indmeldingen er lukket.

Jeg vil lige nævne, at MainManagers helpdesk system er et add-on-modul til deres facility management system. Systemet giver mig et samlet overblik over mine ejendomme.

Hjælp dig selv med et helpdesk system

Hvis du administrerer ejendomme til hverdag, eller mangler et helpdesk system til at organisere indmeldinger, vil jeg kraftigt anbefale MainManager. De er erfarne og hjælpsomme. Deres IT-løsninger fungerer, og de er brugervenlige. Det har været vigtigt for mig, at programmet ikke skulle kræve for meget vedligeholdelse fra min side. Med helpdesk systemet har min virksomhed og jeg optimeret vores tid. Vi ved præcis, hvor vores næste arbejdsopgave kommer fra, og hvor vi skal finde den.

Meningen med blog-indlægget har været at give et overblik over, hvad et godt helpdesk system kan gøre for din virksomhed. Jeg bruger i hvert fald mindre tid på at snakke om opgaver med mine kunder. Den tid bruger jeg på at løse indmeldingerne i stedet for. Alt i alt, så har helpdesk systemet i stor grad optimeret min tid på arbejde.